Eventi con web conference

INTRODUZIONE

Contestualmente agli eventi, i servizi di web conference possono essere utilizzati:

• per eventi che prevedono la partecipazione di uno o più relatori da remoto
• per corsi di formazione, tavole rotonde o comunque eventi con partecipazione ad inviti e con forte interazione tra relatori e partecipanti. Questo sia si tratti di eventi che prevedono una modalità ibrida (in parte in presenza, in parte da remoto) sia di eventi totalmente on line

I servizi di web conference prevedono la possibilità di un'interazione bi-direzionale, differenziandosi dalla diretta streaming che prevede la semplice fruizione di un evento da parte di un pubblico remoto.

STRUMENTI DI WEB CONFERENCE IN UNITO

Gli strumenti di collaborazione utilizzati in Ateneo sono in particolare Webex e Google Meet. Per maggiori informazioni è possibile consultare le pagine Intranet dedicate.

MODALITA'

E' importante verificare che lo spazio in cui si svolgerà l'evento sia attrezzato per l'utilizzo avanzato delle funzionalità di web conference acquisendo microfoni e telecamera della sala.

Il ruolo del tecnico a supporto dell'evento non prevede la creazione della web conference e la gestione dei relativi inviti, aspetti che si ritengono in carico al referente organizzativo dell'evento. Il tecnico potrà invece contribuire alla gestione della riunione durante lo svolgimento dell'evento. 

La buona riuscita della web conference dipende anche dalla strumentazione a disposizione dei relatori collegati da remoto (connessione internet, microfono ecc.). La verifica di questi aspetti è in carico al relatore stesso. Il tecnico a supporto dell'evento, su richiesta, potrà tuttavia partecipare ad una prova di collegamento nei giorni precedenti all'evento.

Per eventi che prevedono contemporaneamente la partecipazione di relatori via web conference e la diretta streaming, è importante valutare preventivamente se si desidera che relatori remoti e pubblico della diretta fruiscano degli stessi contenuti. Per esempio si potrebbe voler mostrare ai relatori remoti una chat riservata o il testo dell'intervento in corso ma non voler mostrare lo stesso contenuto al pubblico della diretta. Questa esigenza va specificata contestualmente al ticket di richiesta perché impatta sulla configurazione della sala. In questi casi si consiglia di organizzare una prova preliminare.