Configurazione di un gruppo su Google Groups

Cliccando su Gestisci si accede al menù di configurazione del gruppo. Il funzionamento del gruppo è dato dall'insieme dei parametri settati e quindi è necessario considerare con attenzione quali permessi definire e per quali utenti.
Per qualsiasi informazione sulla configurazione e l'utilizzo è consigliato riferirsi alla guida online sui gruppi di Google cliccando sul link https://support.google.com/groups/#topic=2458761

La finestra a sinistra permette di modificare i parametri delle seguenti categorie:

• Membri
• Messaggi
• Impostazioni
• Autorizzazioni
• Ruoli
• Informazioni

Membri

Questo menù permette di iscrivere o rimuovere i membri che riceveranno la corrispondenza inviata all'indirizzo del gruppo. E' possibile aggiungere un messaggio di benvenuto, di raggruppare le mail spedite al gruppo in un unico invio o di limitare la partecipazione dell'iscritto solo al web, senza invio di mail.
N.B. La funzione "Aggiungi membri direttamente" permette di inserire solo gli utenti che hanno dominio di posta @unito.it, senza inserire un messaggio di benvenuto. Tutti gli altri indirizzi (anche esterni, se il gruppo è opportunamente configurato) compresi gli studenti che hanno come indirizzo @edu.unito.it possono essere inseriti ma bisogna inserire anche il messaggio di benvenuto.

Messaggi

Questo menù permette di gestire i messaggi che sono stati trattenuti dalla lista in seguito alla moderazione. Il proprietario oppure i gestori della lista troveranno in questa sezione i messaggi in attesa di spedizione o eventualmente da rimuovere.

Impostazioni

Questo menù configura il funzionamento generale del gruppo: la possibilità di inserire una risposta automatica e di inserire la moderazione eventualmente voluta per il gruppo, in modo da limitare chi non può spedire e chi invece viene autorizzato.

Autorizzazioni

Le autorizzazioni in Google Gruppi determinano le azioni che le persone (membri e visitatori) possono eseguire nel gruppo. Tutte le azioni che un utente può eseguire in un gruppo sono controllate da un'autorizzazione.
Le autorizzazioni possono essere assegnate a Tutti (Autorizzazioni a livello di gruppo) oppure in maniera più granulare ai ruoli (gruppi di persone con autorizzazioni specifiche) quali Amministratori/gestori e Membri.

Ruoli

• Gestore: Il gestore del gruppo è la persona, in possesso di credenziali SCU, responsabile del corretto funzionamento e della gestione della lista. Il gestore è colui che compila la richiesta di creazione del gruppo e se ne rende responsabile. Si possono anche aggiungere più gestori anche in funzione di moderatori del gruppo
• Membri di una lista: appartenenti iscritti al gruppo

Cliccando sul menù "Membri" si ottiene l'elenco dei membri iscritti al gruppo, con l'indicazione del ruolo all'interno del gruppo stesso. Il proprietario può modificare il ruolo degli iscritti, attribuendo responsabilità differenti. E' possibile iscrivere o rimuovere gli indirizzi presenti.

Elenco membri del gruppo

Nella configurazione iniziale di ogni gruppo, l'elenco dei membri è visibile solo al gestore. Se si intende rendere visibile l'elenco dei membri anche ai singoli iscritti bisogna modificare le impostazioni relative nel menù Autorizzazioni e poi Autorizzazioni per l'accesso. Analoga modifica è da effettuare per mostrare l'indirizzo email di ogni membro.

Inserire il prefisso nel gruppo

Perché il gruppo spedisca inserendo nel campo Subject il prefisso indicante l'indirizzo del gruppo bisogna andare nel menù "Impostazioni" "opzioni email" settando il Prefisso del gruppo facendo click sul link per utilizzarlo.

Per approfondire la conoscenza del funzionamento dei gruppi si consiglia di leggere la guida on line dei gruppi cliccando sul menù impostazioni e successivamente su guida.

Rispondere al mittente e non all'intero gruppo

Se si desidera che le risposte alle mail spedite dal gruppo vengano inviate automaticamente all'indirizzo del mittente è necessario andare nel menù di gestione sotto la voce:

• Impostazioni
    - Opzioni email

• Posta risposte e settare la voce: "solo per l'autore del messaggio".

Membro del gruppo impostato a "Mancato Recapito"

Se un messaggio recapitato al gruppo viene restituito al mittente da uno dei suoi membri, lo stato del membro viene impostato su "mancato recapito".
Lo stato di mancato recapito si può risolvere chiedendo agli utenti indicati nel messaggio di errore ricevuto di aggiornare il proprio stato di mancato recapito delle email alla seguente pagina:
https://groups.google.com/a/unito.it/groups/bounced?pli=1
Si può tentare di cancellare lo stato di mancato recapito di un singolo utente facendo clic su chiedi di riprovare.
Questo metodo funziona solo per i membri che fanno parte del dominio @unito.it.

Gruppo aperto

Su GROUPS di Google una lista aperta (cioè che accetta le mail inviate da chiunque) non deve avere impostata nessuna voce all'interno del menù Moderazione.


E nel menù Autorizzazioni di base la configurazione della voce "Postare" deve essere definita "Pubblica" (cioè chiunque può scrivere alla lista)

Le impostazioni complessive permettono pertanto a chiunque di poter scrivere alla lista e quindi tutte le mail che arrivano non vengono moderate.

Gruppo chiuso o moderato

Su Google Groups la definizione corrispondente di una lista chiusa o moderata deve essere la seguente:

In questa schermata vengono moderate tutte le mail, sia quelle postate dagli appartenenti al gruppo sia quelle inviate da non membri.
E' possibile impostare una notifica per le mail rifiutate che verrà spedita al mittente compilando l'apposito spazio come ad es. "questa è una lista chiusa"
E' necessario modificare alcuni parametri del menù Autorizzazioni – Autorizzazioni di Base

In questo menù le opzioni selezionate permettono a chiunque di scrivere alla lista ma solo i membri del gruppo potranno visualizzare gli argomenti del gruppo stesso e solo gli amministratori potranno iscrivere nuovi membri.

E' possibile autorizzare un gruppo di utenti al ruolo di gestore permettendo pertanto di poter effettuare operazioni definite, andando a settare le relative opzioni nel menù di configurazione sotto la voce Ruoli, Autorizzazione.
E' possibile modificare i permessi relativi ad un singolo membro iscritto al gruppo, cliccando sull'indirizzo nel menù elenco degli iscritti. Comparirà una finestra che permetterà di modificare le autorizzazioni.
L'insieme delle configurazioni indicate permette che tutte le mail arrivino al gruppo ma solo quelle approvate dal gestore vengano inoltrate agli iscritti della lista.

Pubblicare un messaggio trattenuto in un gruppo moderato

Se una mail viene spedita ad un gruppo moderato verrà trattenuta in attesa di moderazione.
Il proprietario e i gestori riceveranno la notifica sulla loro casella di posta che la mail è in attesa di moderazione.
Nel menù del Gruppo, sotto la voce "Messaggi" "Messaggi in attesa" cliccando sul messaggio in attesa e sull'icona "pubblica" si posta al gruppo il messaggio in attesa


Nel caso si volesse impostare che il mittente della mail inviata non venga MAI più moderato si può cliccare sul tasto "posta e consenti sempre messaggi futuri dagli autori"

Oppure cancellare il messaggio

Escludere dalla moderazione un indirizzo mittente

E' possibile, per un gruppo moderato, escludere un indirizzo di un iscritto alla lista dalla moderazione, facendo si che non venga trattenuto in attesa di approvazione.
Nel menù di configurazione, cliccando sulla voce "membri", "tutti i membri", si ottiene l'elenco dei membri iscritti al gruppo.
Per ogni membro viene visualizzato il ruolo, l'indirizzo email, la notifica e il tipo di PUBBLICAZIONE: tale voce indica se è moderato (solo email – moderato) oppure no (solo email)

Per modificare tale voce basta cliccare sul membro iscritto e comparirà un menù che permette di modificare il ruolo e la modalità di pubblicazione dell'iscritto

Cliccando nella voce di menù Autorizzazione a postare "Sovrascrivi: al membro è consentito postare" sarà permesso a questo iscritto di spedire direttamente senza moderazione al gruppo.

Creare l'archivio dei messaggi inviati al gruppo

Per permettere agli utenti di visualizzare tutti i messaggi inviati al gruppo è possibile attivare l'archiviazione dei messaggi.
Una volta entrati nella gestione del gruppo è sufficiente scegliere dal menù di sinistra "Informazioni" e successivamente "Controllo dei contenuti" e attivare il segno di spunta su "Opzioni Archivio". Da quel momento tutti i messaggi inviati al gruppo verranno memorizzati e mantenuti nella pagina web del gruppo.

In qualsiasi momento è possibile consultare la guida online cliccando sul menù "Impostazioni" "Guida" oppure consultando il link https://support.google.com/groups/#topic=9216 .